Checklist pro přípravu tábora

Kompletní kontrolní seznam úkolů před začátkem tábora. Nic vám neunikne!

6 měsíců před táborem

Základní příprava

• Stanovit termín a místo tábora
• Zarezervovat tábořiště
• Sestavit tým vedoucích
• Určit hlavního vedoucího a zdravotníka
• Vytvořit základní koncept programu
• Stanovit cenu tábora

Administrava

• Připravit webové stránky/Facebook stránku
• Vytvořit propagační materiály
• Spustit registraci účastníků

3 měsíce před táborem

Účastníci

• Kontrolovat počet přihlášených
• Rozeslat informace rodičům
• Připravit formuláře (přihláška, zdravotní dotazník, souhlasy)

Legislativa

• Ohlásit tábor krajské hygienické stanici (min. 30 dní před začátkem)
• Sjednat pojištění odpovědnosti
• Sjednat úrazové pojištění účastníků
• Sjednat pojištění vedoucích

Program

• Rozpracovat hlavní příběh
• Naplánovat denní program
• Připravit seznam materiálu na program
• Zajistit speciální aktivity (lezení, kanoistika apod.)

1 měsíc před táborem

Strava

• Naplánovat jídelníček na celý tábor
• Vypočítat množství potravin
• Domluvit dodavatele potravin
• Zajistit speciální stravu (alergie, vegetariáni)

Materiál a vybavení

• Zkontrolovat stav stanů a spacáků
• Zkontrolovat táborovou lékárničku
• Objednat chybějící vybavení
• Připravit kuchyňské vybavení
• Zajistit pitnou vodu

Doprava

• Zarezervovat autobus (pokud je třeba)
• Naplánovat trasu a časy
• Informovat rodiče o odjezdu

2 týdny před táborem

Účastníci

• Potvrdit konečný počet dětí
• Rozdělit děti do družin/oddílů
• Přiřadit vedoucí k družinám
• Zkontrolovat příjem plateb

Zdravotní dokumentace

• Vyzvat rodiče k donesení potvrzení od lékaře
• Zkontrolovat vyplnění zdravotních dotazníků
• Připravit seznam dětí s alergiemi
• Připravit seznam dětí na pravidelné léky

Komunikace

• Rozeslat závěrečné informace rodičům
• Potvrdit čas a místo nástupu
• Informovat o doporučeném vybavení

1 týden před táborem

Potraviny

• Potvrdit objednávku u dodavatele
• Domluvit čas dodání prvního nákupu
• Připravit seznam co nakoupit před odjezdem

Tábořiště

• Kontaktovat majitele tábořiště
• Potvrdit termín příjezdu
• Ověřit stav zázemí (voda, elektřina, WC)

Poslední úpravy

• Vytisknout všechny seznamy a dokumenty
• Připravit odznaky a jmenovky
• Vytisknout program pro vedoucí
• Zkontrolovat počasí

Den před odjezdem

Finální příprava

• Nakoupit čerstvé potraviny
• Naložit vybavení do auta/autobusu
• Zkontrolovat lékárničku
• Dobít všechna zařízení (telefony, powerbanky)

Účastníci

• Připravit registrační listy
• Vytisknout jmenovky
• Připravit dokumenty na sběr

První den tábora

Nástup

• Přebrat děti od rodičů
• Zkontrolovat zdravotní způsobilost
• Sebrat léky a uložit u zdravotníka
• Přidělit děti do družin a stanů
• Vyzvednout cennosti na uschování

Organizace

• Projít s dětmi areál tábora
• Vysvětlit táborový řád
• Ukázat důležitá místa (WC, sprchy, jídelna)
• První schůzka vedoucích

Po skončení tábora

Ukončení

• Předání dětí rodičům
• Vrácení věcí z úschovy
• Vydání zdravotní dokumentace

Úklid

• Uklidit tábořiště
• Vrátit zapůjčené vybavení
• Odvézt odpad

Administrativa

• Vyúčtovat tábor
• Zaplatit faktury
• Vyúčtovat účastníkům
• Archivovat dokumenty

Vyhodnocení

• Schůzka vedoucích - hodnocení
• Zpětná vazba od rodičů
• Napsat závěrečnou zprávu
• Zveřejnit fotky